コラム
【町田】クラウド会計とは？導入が向いている事業例や気をつけるべきポイント
【町田】クラウド会計導入が向いている事業例
媒体やOSを問わず、初心者でも帳簿付けができるクラウド会計システムは、その手軽さから導入する企業が増えています。しかし、クラウド会計とはどういうものなのか、また自社のスタイルにあうのか、どのサービスを選ぶとよいのかなど悩む方も多いようです。
こちらでは、町田市の税理士がクラウド会計システムについてご紹介いたします。
目次
税理士がクラウド会計システムについて解説！
近年、様々なサービスのクラウド化が進んでおり、Webメールやオンラインストレージ、スケジュール共有などが有名です。インターネットに接続できる環境があればどこにいても同じサービスを受けられることから、利便性の高さや物理的な負担軽減などのメリットがあります。クラウド会計システムも、同様にクラウド化されたサービスの一つ。
こちらでは、クラウド会計システムとはどのようなものなのか、また従来の会計システムとの違いを税理士が詳しくお伝えします。町田でクラウド会計システム導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
そもそもどんなもの？
クラウド会計システムとは、インターネット上のサーバーにデータを保存することができる会計システムです。インターネットにつなぐことができる環境なら、いつどこにいても会計処理を行うことができるため、煩雑になりやすい経理や会計業務の簡略化、効率アップが見込めます。
そんなクラウド会計システムの主な特徴は、以下の点です。
◆環境に依存しません
その名のとおり「クラウド」にデータが保存されているため、会社のパソコンに会計データの保存が不要です。また、どのような環境からでもインターネットを経由して利用でき、OSや媒体を選ぶことがありません。
パソコンを買い換えたり、経理担当者が変更になったりしても面倒な移行作業や引き継ぎが不要です。
◆連携機能が多い
クラウド会計ソフトの多くは、様々な連携機能があります。例えば、ネットバンクやクレジットカードなどの金融機関、Amazonや楽天のようなショッピングサイト、Suicaのような電子マネーなどとも自動連携ができるため、記帳作業の大幅な削減が可能。AirレジやSQUAREなど、他のサービスとの連携が豊富なのも魅力です。
◆領収書やレシートのスキャン
クラウド会計はカメラで領収書やレシートを撮影するだけでデータを取り込み、自動的に仕訳まで行うことが可能。手入力をするより短時間で作業ができ、誤入力などのミスも軽減されます。
◆請求書作成機能
クラウド会計ソフトで請求書を発行することができます。作成した請求書をもとに自動で売上の計上および入金処理を行ってくれるため、漏れなどのミスが生じません。
◆法令改正にもすぐに対応
毎年のように法令改正が行われることが多いです。クラウド会計ソフトなら、消費税率の変更や減価償却などの方法が変わっても、自動的に対応してくれるため意識する必要がありません。
町田にあるくりはら会計事務所では、クラウド会計で会社の効率化を進める企業に導入支援を行っています。詳しい内容を知りたい方は、ぜひお気軽にご相談ください。
クラウド型とインストール型の違い
新しい会計ソフトのスタイルである「クラウド型」と従来の「インストール型」にはどのような違いがあるのでしょうか。
◆運用コストとバージョンアップの違い
クラウド型は月払い（または年払い）の契約が必要となるため、定期的にランニングコストが発生します。その代わり、契約をしている間は、常に最新のサービスを受けることが可能です。
それに対し、インストール型は最初に専用の会計ソフトを購入し、その後は大型アップデートが行われるタイミングでソフトを買い直すスタイル。（一般的に、年に1回程度）そのため、導入とアップデートの際にコストがかかります。
◆使用する環境の違い
クラウド会計システムはインターネットに接続できる環境さえあれば、パソコン、スマートフォンやタブレットなど様々な媒体から会計データにアクセス可能です。いつでも、どこにいてもこまめに会計処理や帳簿確認を行うことができます。
それに対し、従来のインストール型会計ソフトの場合、決められたパソコンに専用ソフトをインストールして使用。そのため、決められた場所や人しか会計データにアクセスすることができず、税理士ともリアルタイムで情報共有することができません。
◆UI（ユーザーインターフェース）やデザインの違い
クラウド型は、比較的会計の知識が少ない人でも簡単に利用できるように作られているため、シンプルでわかりやすいものが多いです。そのため、経理専門の社員がいない個人事業や中小企業などでも、簡単に帳簿をつけることができます。
それに対し、インストール型の場合はできることが多い反面、簿記の知識をある程度持っていないと難しいと感じることが多いようです。
導入前に知っておきたいこと
クラウド会計ソフトには様々な利点があるため、近年では導入する企業や会計事務所が増加中。しかし、当然ではありますがメリットがあれば、もちろんデメリットも存在しています。そのため、企業によってクラウド会計ソフトの導入に向き不向きがあるかもしれません。
こちらでは、どのような企業にクラウド会計が適しているのか、また、導入時に気をつけたほうがよい点をお伝えします。
向いている事業例
町田のくりはら会計事務所には、日々クラウド会計の導入支援に関するお問い合わせが来ます。しかし、どの企業でもクラウド会計が向いているというわけではありません。クラウド会計が向いているのは、以下のような企業です。
◆インターネットバンキングを利用している
インターネットバンキングを契約していれば、クラウド会計ソフトにデータの取り込みができます。最初に設定をしておけば、自動仕訳されるため非常に便利です。しかし、インターネットバンキングを使用していない場合、結局は手入力になってしまうためメリットが軽減してしまいます。
◆会計業務の属人化を防ぎたい企業
インストール型の場合、1台のパソコンからしか会計データにアクセスできないため特定の従業員に作業が依存されがちです。その点、クラウド会計ソフトならアカウントを共有していれば複数の人が作業を行うことができます。
また、自動仕訳機能が多いため、人的な作業が大幅に削減されるのもメリットです。簿記の知識がある経理担当者がいない場合でも、簡単に帳簿付けができます。
◆データ連係をしたい企業
金融機関やショッピングサイトなどはもちろん、POSレジなどとも連携できるため、積極的にデータ連携をして経理作業を徹底的に削りたいという企業に最適です。
◆インターネットやIT機器を使いこなせる
ある程度インターネットやITに関する知識がないと導入が難しいと感じることがあります。また、場所を問わず会計業務を行うことができるため、テレワークに対応したいケースにもピッタリです。
◆10名以下の少人数企業
フリーランスや飲食店、オンラインショップ、NPO法人などの個人事業や中小企業などに適しています。なお、クラウド会計で出力できる決算書類は貸借対照表（B／S）、損益計算書（P／L）です。そのため、学校法人、社会福祉法人、宗教法人のように決算書類自体が異なる場合は対応していないケースがあるため確認が必要です。
町田近隣でクラウド会計の導入にお悩みの方は、「くりはら会計事務所」までご相談ください。クライアントに合わせた、より詳しいサポートをさせていただきます。
気をつけるべきポイント
クラウド会計システムを導入する上で、どのような点に気をつけたほうがよいのでしょうか。
◆導入の目的をはっきりさせる
クラウド会計は、サービス会社によって使える機能が異なっています。基本的な機能は同じでも、力を入れている部分が異なっているのです。そのため、自社がどのようなサービスを必要としているか、業務の効率化に適した機能が用意されているかしっかりと確認しましょう。
◆利用している金融機関が対応しているか
メインで利用している金融機関やクレジットカード会社がクラウド会計システムと提携しているか事前に確認しておきましょう。もし提携していない場合、同期できないため取引明細を取得することができません。
なお、取引明細をCSV形式でダウンロードできる場合は、読み込ませることで反映が可能です。また、金融機関によってはインターネットバンキングの月額利用料が発生します。複数の口座がある場合、利用料だけでも大きな出費になってしまうため注意が必要です。
◆セキュリティに注意する
クラウド会計はアカウントとパスワードがあれば、いつどこからでもアクセスができます。つまり、逆に言えばアカウントやパスワードが漏えいしてしまうと、誰でも改ざんができてしまうのです。複数人で利用する場合は特に管理に注意しましょう。
◆無料トライアルを利用してみる
機能が必要十分でも、実際に使ってみると様々な困りごとやデメリットを感じることがあります。インストール型の会計ソフトをすでに利用している場合、機能や仕様の違いなどから使いにくさを感じるケースも。無料トライアルで実際に利用してから決めるようにしましょう。
町田でクラウド会計ソフトの導入をご検討中ならくりはら会計事務所
事務所名
くりはら会計事務所
代表税理士
栗原 誠（くりはら まこと）
事務所住所
〒194-0044 東京都町田市成瀬2-6-2
電話番号
090-9823-8183（平日9:00～17:00）
ホームページURL
https://www.kuri-tax.com
対応地域
東京都、神奈川県
会計ソフト
MFクラウド、freee、ソリマチ、弥生会計、財務応援R4、勘定奉行などに対応可能です。
提携
弁護士、司法書士、社労士などの士業と提携し、ワンストップで対応します。